SYNAE : comprendre le dispositif d'évaluation de la qualité des ESSMS

Définition : qu'entend-on par SYNAE ?

Derrière l'acronyme SYNAE se cache une réalité double qui génère encore de nombreux malentendus dans le secteur médico-social. SYNAE désigne à la fois le dispositif global d'évaluation de la qualité des établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS) et, dans l'usage courant, la plateforme informatique de saisie des résultats. Il est primordial de comprendre que le cœur du dispositif est le référentiel publié par la Haute Autorité de santé (HAS), tandis que l'application Synaé n'en est que l'outil de restitution.

Le terme SYNEA (parfois orthographié Synaes ou Sinae dans les échanges informels) renvoie donc à un écosystème complet, structuré autour de principes d'amélioration continue de la qualité et centré sur la personne accompagnée.

Le référentiel d'évaluation de la qualité des ESSMS

Le référentiel SYNAE de la HAS constitue la colonne vertébrale du dispositif. Il se décline en trois grands chapitres qui couvrent l'ensemble du fonctionnement d'un ESSMS :

• La personne : prise en compte de son projet, de ses droits et de sa participation.
• Les professionnels : compétences, organisation du travail et pratiques.
• L'ESSMS : pilotage, stratégie et intégration dans le territoire.

Cette architecture est détaillée dans le tableau ci-dessous :

Les 129 critères génériques s'appliquent à l'ensemble des ESSMS, quel que soit leur public ou leur mode de fonctionnement. Les 28 critères spécifiques tiennent compte de particularités liées, par exemple, au handicap, à la protection de l'enfance ou à l'hébergement de personnes âgées. Cette granularité permet une évaluation exigeante tout en restant adaptée à chaque contexte.

Les trois méthodes d'évaluation

Le référentiel SYNAE ne se contente pas de fixer des attendus : il prévoit une approche méthodologique rigoureuse, confiée à un organisme accrédité. L'évaluation repose sur trois méthodes complémentaires :

• L'accompagné traceur : suit le parcours réel d'une personne accompagnée, du projet personnalisé jusqu'au quotidien vécu, en s'appuyant sur un entretien, l'observation et la consultation du dossier.
• Le traceur ciblé : examine un processus, une pratique ou un dispositif transversal (gestion des risques, circuit du médicament, inclusion sociale) en interrogeant les professionnels concernés.
• L'audit système : évalue le pilotage, la gouvernance et la stratégie qualité de l'ESSMS à travers l'analyse documentaire et des entretiens avec la direction et les instances.

Ces trois regards croisés, menés à partir du référentiel et du manuel édité par la HAS, garantissent une vision à la fois concrète et systémique de la qualité. Ils s'appuient notamment sur des entretiens avec les personnes accompagnées, les membres du conseil de la vie sociale (CVS), les professionnels et la gouvernance.

Une règle importante est à retenir : l'entretien avec les professionnels ne peut porter que sur un seul accompagné traceur à la fois. Cette contrainte méthodologique vise à éviter la dilution de l'analyse et à conserver le lien direct entre le discours du professionnel et le parcours d'une personne identifiée.

La plateforme Synaé, un outil de saisie dédié

Une fois l'évaluation réalisée, les résultats sont saisis sur la plateforme Synaé. Il s'agit d'une application en ligne sécurisée, spécifiquement conçue pour recueillir la cotation de chaque critère et produire un rapport. La plateforme n'est donc pas le référentiel : elle ne porte pas les définitions des objectifs ni les exigences méthodologiques, mais elle structure la restitution des données.

Cette confusion est d'autant plus répandue que l'outil porte un nom proche de celui du dispositif. Pourtant, la plateforme Synaé pourrait être comparée à un tableau de bord, tandis que le référentiel HAS SYNAE constitue la feuille de route de l'évaluation. Les professionnels chargés de la qualité au sein des ESSMS doivent impérativement maîtriser cette distinction pour piloter leur préparation en amont de la visite d'évaluation.

Qui réalise les évaluations et quels entretiens mener ?

L'évaluation est obligatoirement confiée à un organisme accrédité, choisi par l'ESSMS dans le respect des règles fixées par la réglementation. Les évaluateurs mandatés appliquent le manuel et le référentiel diffusés par la HAS et conduisent les trois méthodes décrites plus haut.

Dans ce cadre, plusieurs catégories d'acteurs sont sollicitées lors d'entretiens formels :

1. Les personnes accompagnées (ou leurs représentants) : il s'agit de recueillir leur vécu, leur perception de l'accompagnement et leur sentiment quant à l'effectivité de leurs droits.
2. Les membres du conseil de la vie sociale (CVS) ou de toute instance participative : leur regard sur le fonctionnement institutionnel est essentiel.
3. Les professionnels de l'ESSMS : leur entretien est conduit en lien direct avec un accompagné traceur, un seul à la fois, pour garantir la précision du jugement évaluatif.
4. La gouvernance (direction, équipe de direction) : pour éclairer les orientations stratégiques et la politique qualité.

Le croisement de ces points de vue permet de vérifier la cohérence entre ce qui est affiché et ce qui est réellement vécu.

Une confusion fréquente : référentiel et plateforme

Dans de nombreux échanges professionnels, les termes « SYNAE », « Synaé » ou « Synaes » sont employés indifféremment pour parler du dispositif ou de la plateforme. Cette approximation peut entraîner des erreurs de compréhension, notamment lors de la préparation interne des ESSMS aux évaluations.

Pour éviter les raccourcis, il est recommandé de parler de « référentiel HAS SYNAE » pour désigner le cadre d'évaluation et de « plateforme Synaé » pour l'application informatique. Cette précision lexicale contribue à une meilleure culture qualité dans les ESSMS et facilite le dialogue avec l'organisme accrédité.