Préparer son évaluation SYNAE : checklist en 8 étapes

Comprendre le référentiel et les méthodes SYNAE

L'auto-évaluation synae prend appui sur le référentiel d'évaluation de la qualité des établissements et services sociaux et médico-sociaux publié par la HAS. Ce référentiel est structuré en trois chapitres : la personne accompagnée, les professionnels et l'ESSMS. Il comprend neuf thématiques, quarante-deux objectifs et cent cinquante-sept critères, dont cent vingt-neuf critères génériques et vingt-huit critères spécifiques.

Trois méthodes d'évaluation sont prévues : l'accompagné traceur, le traceur ciblé et l'audit système. L'évaluation est réalisée par un organisme accrédité, à partir du référentiel et du manuel publiés par la HAS. Les résultats sont ensuite saisis sur la plateforme Synaé. Concrètement, l'évaluateur conduit des entretiens avec les personnes accompagnées, les membres du conseil de la vie sociale, les professionnels et la gouvernance de l'ESSMS. L'entretien avec les professionnels ne peut porter que sur un seul accompagné traceur à la fois, ce qui impose une préparation rigoureuse des équipes.

Pour un établissement engagé dans une démarche qualité en ehpad ou dans un autre ESSMS, cette lecture préalable évite de se disperser : l'auto-évaluation doit refléter les trois chapitres du référentiel et non une vision uniquement administrative.

Préparer les trois méthodes d'évaluation

L'accompagné traceur, le traceur ciblé et l'audit système ne se préparent pas de la même façon.

Accompagné traceur

Il s'agit de suivre le parcours d'une personne accompagnée. Préparez les professionnels à décrire les étapes de la prise en charge, les coordinations internes et les décisions partagées. L'entretien avec les professionnels ne peut porter que sur un seul accompagné traceur à la fois, ce qui impose une trame simple et des messages cohérents.

Traceur ciblé

Le traceur ciblé porte sur une thématique ou un processus précis. Identifiez les processus sensibles, réunissez les preuves associées et testez la capacité des équipes à en expliquer le fonctionnement.

Audit système

L'audit système examine l'organisation et la gouvernance. Préparez les instances, les documents de pilotage et les circuits de décision. Reliez chaque élément au chapitre du référentiel concerné : la personne, les professionnels ou l'ESSMS.

Checklist SYNAE en 8 étapes

La préparation se structure en huit étapes. Chaque étape doit aboutir à un livrable simple, vérifiable et partagé avec le comité de pilotage interne.

1. Cadrer la démarche

Désignez un pilote unique et un comité restreint. Clarifiez le périmètre, les responsabilités et les points de validation intermédiaires. Cette étape évite les doublons et fixe un rythme de travail partagé.

2. Cartographier les critères et les preuves

Reprenez les neuf thématiques et les quarante-deux objectifs du référentiel. Pour chaque critère, notez la preuve existante, son emplacement et son niveau de mise à jour. Les vingt-huit critères spécifiques méritent une attention particulière selon l'activité de l'ESSMS.

3. Réaliser l'auto-évaluation par chapitre

Traitez successivement la personne accompagnée, les professionnels et l'ESSMS. Pour chaque écart identifié, distinguez ce qui relève d'un simple classement, d'une procédure à renforcer ou d'une pratique à consolider.

4. Croiser les regards

Impliquez les membres du conseil de la vie sociale, les professionnels et la gouvernance. Leur lecture des écarts enrichit l'auto-évaluation et prépare les entretiens menés par l'évaluateur.

5. Tester l'accompagné traceur en interne

Simulez le parcours d'une personne accompagnée avec les professionnels concernés. Cette répétition permet de vérifier la cohérence des propos, la traçabilité des actions et le respect du principe selon lequel l'entretien avec les professionnels ne porte que sur un seul accompagné traceur à la fois.

6. Sécuriser la traçabilité et les documents

Centralisez les preuves dans un dossier unique, numérique ou papier. Vérifiez la version de chaque document et son accessibilité pour l'évaluateur, sans multiplier les copies contradictoires.

7. Préparer les espaces et les interlocuteurs

Anticipez les salles d'entretien, les disponibilités des professionnels et le nom des personnes ressources. Un bref briefing des équipes avant la visite rappelle le déroulé et évite les interventions non préparées.

8. Revue à froid et ajustements

Relisez la cartographie, les fiches d'écarts et le plan d'action. Si l'ESSMS est engagé dans un cpom c'est quoi, les écarts relevés peuvent alimenter le dialogue de gestion avec les autorités.

Quels documents préparer pour l'évaluateur

Le manuel publié par la HAS précise les documents attendus. Sans chercher l'exhaustivité, il est utile de consolider en amont : le projet d'établissement ou de service, les comptes rendus du conseil de la vie sociale, les fiches de fonction et d'entretien professionnel, les procédures relatives à la prise en charge, les dossiers de traçabilité et les plans d'action qualité. La règle est simple : chaque document présenté doit être à jour, accessible et rattaché à un critère du référentiel.

• Projet d'établissement ou de service
• Documents de gouvernance et comptes rendus des instances
• Supports relatifs à la participation des personnes accompagnées
• Procédures et modes opératoires
• Preuves de traçabilité des actions et des évaluations internes

Pour les EHPAD qui engagent leur démarche qualité en ehpad, il est fréquent que ces documents existent déjà mais soient dispersés. L'enjeu de la préparation SYNAE est de les rassembler dans un classeur unique, numérique ou papier, sans multiplier les versions.

Points de vigilance avant la visite

Plusieurs écueils peuvent compromettre la préparation. Le premier est de sous-estimer la dimension participative : l'évaluation ne se limite pas à un audit documentaire. Les entretiens avec les professionnels, les personnes accompagnées et les membres du CVS pèsent dans l'appréciation des critères.

• Vérifier que l'entretien avec les professionnels ne porte que sur un seul accompagné traceur à la fois, conformément aux méthodes d'évaluation.
• Associer le CVS et la gouvernance, pas uniquement l'équipe qualité.
• Contrôler la version des documents présentés, notamment les procédures et les preuves de traçabilité.
• Ne pas attendre le dernier moment pour saisir ou actualiser les données.

Après l'auto-évaluation : consolider et partager

L'auto-évaluation SYNAE ne s'arrête pas à la checklist. Une fois les écarts identifiés, il convient de les prioriser et de les inscrire dans un plan d'action réaliste. Si l'établissement est engagé dans un cpom c'est quoi, ce plan d'action peut utilement alimenter le dialogue avec les autorités de tarification et de contrôle.

Après la visite, les résultats sont saisis sur la plateforme Synaé par l'organisme accrédité. En interne, organisez un retour structuré aux professionnels, aux personnes accompagnées et aux instances : ce partage renforce la dynamique qualité et prépare les évaluations suivantes.