SYNAE et HAS : comment se déroule l’évaluation

Le cadre de l’évaluation Synae HAS

Le dispositif synae structure l’évaluation de la qualité des établissements et services sociaux et médico-sociaux. Cette évaluation repose sur trois méthodes : l’accompagné traceur, le traceur ciblé et l’audit système. Elle est réalisée par un organisme accrédité, à partir du référentiel et du manuel publiés par la HAS. Les résultats sont saisis sur la plateforme Synaé.

Le référentiel d’évaluation de la qualité des ESSMS publié par la HAS comporte 3 chapitres : la personne, les professionnels, l’ESSMS. Il se décline en 9 thématiques, 42 objectifs et 157 critères, dont 129 génériques et 28 spécifiques. Ces repères servent de base commune aux évaluateurs et aux structures.

Pour les responsables qualité et les directeurs, ce cadrage est essentiel : il détermine les preuves attendues, le périmètre des entretiens et les modalités de restitution. La préparation ne s’improvise pas, car les trois méthodes mobilisent des niveaux différents de l’organisation.

Préparer l’évaluation en amont

La préparation conditionne la qualité de la visite. L’établissement doit s’approprier le référentiel et le manuel de la HAS, identifier les preuves disponibles et organiser les temps d’échange. Trois méthodes étant mobilisées, chaque service doit comprendre ce que l’évaluateur pourra observer, demander ou vérifier.

Les structures peuvent utilement relire leurs démarches d’amélioration déjà engagées, notamment les adaptations de méthode documentées pour le damri ehpad. Les processus transversaux, par exemple la prévention du risque infectieux, doivent être étayés par des éléments actualisés et accessibles.

Les pilotes internes ont intérêt à constituer un dossier par objectif ou par thématique. Ce classement facilite l’accès aux éléments de preuve le jour de la visite. Il limite aussi le risque d’éparpillement lorsque plusieurs évaluateurs interviennent en parallèle. Les procédures de recueil de la parole des personnes accompagnées doivent être formalisées : comptes rendus de CVS, enquêtes de satisfaction, modalités d’expression individuelle. Ces traces sont souvent mobilisées lors des entretiens.

Préparer l’évaluation ne consiste pas à mettre en scène un fonctionnement idéal, mais à rendre lisibles les organisations réelles, les circuits de décision, les habitudes de traçabilité et les modalités de recueil de la parole des personnes accompagnées.

Choisir l’organisme accrédité

L’évaluation est réalisée par un organisme accrédité. La structure doit porter une attention particulière à la connaissance du secteur médico-social, à la composition de l’équipe d’évaluation et aux modalités pratiques proposées. Le choix ne se limite pas à un critère de coût ; la capacité de l’organisme à conduire les trois méthodes de façon rigoureuse est déterminante.

Le référentiel et le manuel publiés par la HAS constituent le cadre de référence commun. Avant la visite, il est recommandé de confirmer avec l’organisme les attentes documentaires, les plannings prévisionnels et les conditions de réalisation des entretiens. Ces échanges préparatoires évitent les incompréhensions et sécurisent le déroulement.

Le choix de l’organisme accrédité doit aussi anticiper les besoins logistiques de la visite : salles d’entretien, disponibilité des équipes, modalités d’accès aux documents. Une organisation anticipée réduit les interruptions et garantit des échanges de qualité.

Le déroulé de la visite d’évaluation

La visite repose sur la mise en œuvre des trois méthodes prévues par le dispositif. L’accompagné traceur permet de suivre le parcours d’une personne accompagnée. Le traceur ciblé examine une thématique ou un processus déterminé. L’audit système analyse l’organisation et la gouvernance de l’ESSMS.

La visite ne se résume pas à un contrôle documentaire. Les évaluateurs croisent les observations de terrain, les entretiens et les documents internes. Les professionnels doivent pouvoir expliquer leurs pratiques et montrer comment les décisions sont tracées.

Le séquencement de la visite est généralement partagé en amont. Il inclut le temps d’ouverture, les observations, les entretiens et la restitution. La structure doit prévoir des plages suffisantes pour permettre aux évaluateurs de mener les trois méthodes sans précipitation.

Les entretiens d’évaluation

Les méthodes d’évaluation se traduisent notamment par des entretiens avec les personnes accompagnées, les membres du conseil de la vie sociale (CVS), les professionnels et la gouvernance de l’ESSMS. Ces temps visent à recueillir la réalité des pratiques et leur adéquation avec les critères du référentiel, pas à sanctionner les équipes.

Entretien avec les personnes accompagnées

L’évaluateur recherche l’expression directe des personnes sur leur accompagnement, leur quotidien et leur participation. Les modalités doivent être adaptées aux capacités de communication et au rythme de chacun.

Entretien avec le conseil de la vie sociale

Le CVS est un espace de participation collective. L’entretien permet d’apprécier la réalité de la concertation, la prise en compte des avis et la manière dont les décisions sont restituées aux personnes concernées.

Entretien avec les professionnels et la gouvernance

Les échanges avec les professionnels portent sur les pratiques, la coordination et la traçabilité. Ceux avec la gouvernance éclairent le pilotage, la gestion des ressources et la dynamique d’amélioration continue.

Dans les entretiens avec les professionnels, il est important de distinguer ce qui relève du parcours unique suivi par l’accompagné traceur et ce qui relève de l’organisation collective. La règle du seul accompagné traceur à la fois évite les amalgames et permet une analyse précise.

Une préparation rigoureuse des entretiens évite les confusions et protège la parole des personnes accompagnées. Chaque séquence doit être planifiée avec un objectif clair et des participants identifiés.

Le référentiel Synae en repères

Le référentiel d’évaluation de la qualité des ESSMS publié par la HAS comporte 3 chapitres : la personne, les professionnels, l’ESSMS. Il compte 9 thématiques, 42 objectifs et 157 critères, dont 129 génériques et 28 spécifiques. Ces repères permettent d’évaluer de façon structurée la réponse aux besoins, les conditions de travail et le pilotage de la structure.

Les 129 critères génériques concernent l’ensemble des ESSMS, tandis que les 28 critères spécifiques tiennent compte des particularités de certaines catégories d’établissements ou de services. Cette architecture permet d’adapter l’évaluation sans perdre la cohérence nationale.

Pour chaque critère, l’évaluateur s’appuie sur les méthodes prévues. Les documents et les entretiens sont croisés avec les exigences du référentiel. Le manuel publié par la HAS précise les modalités d’évaluation ; il doit être relu avant la visite.

Restitution et dépôt sur la plateforme Synaé

À l’issue de la visite, l’organisme accrédité présente une restitution. Ce temps permet de partager les constats, les points forts et les axes d’amélioration. La restitution doit être factuelle et rattachée aux critères du référentiel.

Les résultats sont ensuite saisis sur la plateforme Synaé. La plateforme centralise les données de l’évaluation et les restitue à la structure. Elle alimente la démarche d’amélioration continue et la visibilité des résultats pour les autorités compétentes.

Les établissements doivent conserver une traçabilité des suites données. Le plan d’actions doit préciser les mesures correctives, les responsables et les échéances. Cette démarche prépare aussi les évaluations suivantes et montre la dynamique d’amélioration continue.